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案例分享丨如何建设学院综合管理服务平台?

  学院综合管理服务平台建设以用户为核心,通过对用户展现数据和办理业务的画像式描述,实现学院平台管理办事一体化。

案例分享丨如何建设学院综合管理服务平台?


西安电子科技大学

  目前,我国高校在开展教学管理工作时,普遍采用传统管理流程与模式,降低了教育管理的效果。根据时代发展要求,高校重新审视自身的教育管理流程,并在此基础上进行再造与优化。

  在管理扁平化的发展趋势下,作为高校的重要组成部分,学院组织、监督、管理的工作内容范围和工作总量日益扩大化,除日常的教学性事务、学术性事务,学院内外部的行政性事务条目和数量也在逐步增加,学院的自主管理需求愈发强大。

  一是高校教育管理流程再造使高校教育管理模式得到提升和优化,通过运用信息化管理手段 , 建立开放式、研究型的管理模式 , 进而显著提升高校管理的质量和效率。

  二是高校教育管理流程再造便于发现现有模式的不足和问题,并在重塑过程中积累经验成果 , 从而总结出一套较为符合高校自身实际情况和健全的理论成果,贯穿全局工作。

  三是营造“服务型高校”的氛围,在学习、生活、活动和实践中,为学生提供科学化、个性化的服务,通过顺应时代对人才发展的需求,重视学生素质和能力的培养 ,为经济社会发展输送综合能力强、专业水平高、德才兼备的复合型人才。

  而相较于部门及单位信息化的发展程度,学院信息化管理系统建设在很大程度上依赖于学校信息化的整体进程,院系内部的信息化程度明显滞后,已经不能满足各类大小事务协调开展的服务,对学院内部传统的管理机制及服务效率提出了重大考验。

建设思路

  学校院系业务管理协同机制根据大学流程再造理论,从纵横向流程优化、建立院系管理的协同机制,调整相关部门职责、构建协同合作管理平台,完善网络信息平台、建立院系业务项目管理联动机制,完善院系管理制度、院系工作评估激励机制等维度入手,探讨构建基于流程再造的、横向管理部门和纵向校院系组纵横联动的网格式院系管理协同机制。

  完善学校、院系、教师的责任分级及纵向协同机制

  高校要在纵向层面完善学校、院系、教师的责任分级与流程再造,权力下放、重心下移,构建权责一致的纵向协同机制,充分调动和激发各级主体的积极性,更大激发管理人员创新创造活力。

  以保障院系活动健康顺利开展为根本出发点和落脚点,防止重立项申请、轻过程管理,重考评管控、轻服务支撑,进一步健全过程管理制度,完善涵盖学校、院系、项目组的分级管理与纵向协同机制。

  健全院系管理相关部门的职责及横向协同机制

  统筹协调,院系管理相关部门分工合作,形成横向多部门协同、纵向分级管理的纵横交织的管理机制。在横向协同方面,要加强院系管理相关部门内部自身业务流程的优化,同时构建起其相互间及与项目组之间的沟通协作与流程再造,避免各项管理职能脱节,切实提高管理绩效。

  要明确院系科研、财务、审计、设备、成果转化等业务和学校相关部门的权责,加强分工与合作,利用信息化手段,发挥各部门优势,实现信息共享。通过有效的考核机制,激发各方积极性,将责任落到实处,也将协同管理的成效合理共享,形成“统筹高效、互联互通、权责明晰、共享共治”的横向协同管理机制。

  构建院系管理纵横联动的协同保障体系

  通过制度规范、工作流程优化和信息化手段等有机联接,构建院系管理纵横联动的协同保障机制。在管理流程优化方面,全过程流程革新和分阶段评估修正相结合,既充分调动人员积极性,又有效约束违规行为,构建界限分明、简洁易行、程序规范、纵横交织的流程体系。

  在信息化建设方面,充分借助现代信息技术的管理理念和先进方法,设计、监控、改进和创新科研管理流程,使横向管理职能和纵向管理业务纵横联动,保障院系管理流程再造取得最佳的管理效益。

  充分实现横向管理部门和纵向校院系组纵横联动、协同共进的目标,切实解决院系管理中管理职能分立、考核评估乏力、过程管理滞后等问题,构建起立体化、全方位、无盲点的网格式院系项目协同管理新机制。

建设目标

  实现基于学校共享数据库的学院数据应用

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